Nguyễn Minh Quân tại TPBank: Một lát cắt nghề truyền thông nội bộ qua Người Tiên Phong số 29

Có những dấu mốc nghề nghiệp khi đang đi qua, ta không nghĩ rằng nhiều năm sau mình sẽ còn mở lại. Một số báo cũ. Một trang bài mang tên mình. Một bức ảnh từng phải thay vì chưa đúng. Những phiên bản thiết kế được gửi đi gửi lại trước khi chốt. Khi ấy, tất cả chỉ là những phần việc rất bình thường của một ngày làm truyền thông.

Hơn mười năm sau, khi mở lại Người Tiên Phong số 29 của TPBank, tôi nhận ra những tư liệu ấy không chỉ nhắc mình về một nơi từng làm việc. Chúng giúp tôi nhìn rõ hơn một giai đoạn mà việc viết dần trở thành một phần của công việc lớn hơn: truyền thông nội bộ.

Năm 2015, tôi làm công việc truyền thông nội bộ tại TPBank và trực tiếp tham gia quá trình sản xuất, hoàn thiện Người Tiên Phong số 29. Những trải nghiệm trước đó tại FPT và FSB đã cho tôi cơ hội viết, làm tin và bước những bước đầu tiên vào lĩnh vực truyền thông. Nhưng môi trường ngân hàng khiến tôi bắt đầu nhìn việc viết theo một cách khác: một bài viết không còn kết thúc khi dấu chấm cuối cùng được đặt xuống.

Khi một bài viết chỉ là điểm bắt đầu

Người Tiên Phong số 29 là một ấn phẩm hơn 40 trang, được hoàn thiện vào tháng 9/2015. Nhìn lại số báo ấy hôm nay, điều khiến tôi chú ý không chỉ là những bài mình từng viết mà còn là lượng công việc nằm phía sau từng trang đã hoàn thành.

Có nội dung phải chờ đơn vị cung cấp thông tin. Có ảnh phải thay vì chưa đúng nhân vật hoặc chưa phù hợp với bài. Có tên tác giả cần được kiểm tra và bổ sung chính xác. Có những phần phải cập nhật sau các vòng phản hồi. Bản thiết kế được trao đổi, chỉnh sửa và rà soát trước khi đi đến phiên bản cuối.

Những email công việc tôi còn lưu từ cùng thời điểm cho thấy quá trình ấy trải qua nhiều vòng: chỉnh nội dung, bổ sung tên tác giả, kiểm tra hình ảnh, phối hợp với thiết kế, rà lại các trang và hoàn thiện số báo. Đó là một trong những thời điểm tôi bắt đầu hiểu sâu hơn điều mà sau này càng làm nghề tôi càng thấy đúng: truyền thông không kết thúc ở việc viết ra một nội dung tốt.

Một bài viết có thể hay, nhưng nếu sai ảnh, sai tên, thiếu ngữ cảnh hoặc xuất hiện không đúng vị trí, chất lượng chung của ấn phẩm vẫn bị ảnh hưởng. Một số báo có thể tập hợp nhiều bài tốt, nhưng nếu thiếu cấu trúc, thiếu nhịp đọc hoặc không phản ánh được điều tổ chức thực sự quan tâm, nó vẫn chỉ là một tập hợp nội dung.

Làm truyền thông vì thế không chỉ là sản xuất thông tin. Đó còn là công việc biên tập, kiểm chứng, phối hợp và tổ chức nhiều mảnh thông tin thành một chỉnh thể mà người nhận có thể hiểu.

Từ một phòng giao dịch đến câu chuyện về thương hiệu

Trong Người Tiên Phong số 29, một trong những bài mang byline Minh Quân là “Phòng giao dịch TPBank sắp có chuẩn ‘nhà’ mới”.

Bài viết xoay quanh việc TPBank chuẩn hóa thiết kế các phòng giao dịch, từ ánh sáng, bàn quầy, màu sắc, biển bảng đến cách bố trí không gian. Thông tin được khai thác từ những bộ phận liên quan và một đơn vị triển khai thực tế. Nếu chỉ nhìn ở bề mặt, đó có thể đơn giản là một bài giới thiệu về việc thay đổi thiết kế điểm giao dịch.

Nhưng khi nhìn lại bằng tư duy truyền thông hôm nay, tôi thấy câu chuyện ấy rộng hơn. Thương hiệu không chỉ tồn tại trong logo hay một chiến dịch quảng cáo.

Một khách hàng bước vào ngân hàng sẽ cảm nhận thương hiệu qua không gian, ánh sáng, màu sắc, biển hiệu, cách tổ chức quầy giao dịch và cả trải nghiệm họ nhận được trong quá trình sử dụng dịch vụ. Với nhân viên, những yếu tố ấy đồng thời tạo nên môi trường mà họ làm việc mỗi ngày. Có những câu chuyện thương hiệu vì thế không bắt đầu bằng một thông điệp quảng cáo. Chúng bắt đầu từ trải nghiệm thực tế.

Đây cũng là một trong những bài học nghề nghiệp tôi mang theo về sau. Người làm truyền thông cần biết viết, nhưng nếu chỉ nhìn tổ chức qua những thứ có thể chuyển thành câu chữ thì chưa đủ. Phía sau một nội dung thường là sản phẩm, quy trình, quyết định quản trị, trải nghiệm khách hàng hoặc những con người trực tiếp tạo nên điều mà truyền thông muốn kể. Muốn nội dung có chiều sâu, trước hết phải hiểu điều đang thực sự diễn ra phía sau nội dung ấy.

Khi nội san kể về những con người trong tổ chức

Một nội dung khác trong số báo, cũng mang byline Minh Quân, viết về các câu lạc bộ và hoạt động thể thao của cán bộ nhân viên TPBank. Nó rất khác câu chuyện về chuẩn hóa phòng giao dịch: một bên liên quan đến không gian thương hiệu và trải nghiệm khách hàng, một bên thuộc về đời sống nội bộ, sức khỏe, hoạt động tập thể và sự kết nối giữa những con người trong cùng tổ chức.

Chính sự khác biệt đó cho thấy một chức năng quan trọng của truyền thông nội bộ. Một ấn phẩm nội bộ không nên chỉ là nơi đăng quyết định, thành tích hay những thông tin mà tổ chức muốn nhân viên biết. Nó còn có thể giúp những người đang làm việc trong cùng một hệ thống nhìn thấy nhau.

Một cuộc phỏng vấn lãnh đạo giúp nhân viên hiểu tổ chức đang đi đâu. Một câu chuyện về một đơn vị giúp những người ở bộ phận khác biết đồng nghiệp của mình đang làm gì. Một nội dung về đời sống nhân viên khiến doanh nghiệp bớt giống một sơ đồ phòng ban và trở lại đúng nghĩa là một cộng đồng gồm những con người thật.

Càng có thêm trải nghiệm với truyền thông nội bộ, tôi càng nhận ra khoảng cách giữa “thông tin đã được gửi đi” và “truyền thông đã thực sự xảy ra” lớn hơn ta tưởng. Một thông báo có thể hoàn thành trong vài phút. Nhưng để một người hiểu điều gì đang thay đổi, vì sao nó liên quan đến mình, tổ chức thực sự mong muốn điều gì và mình nằm ở đâu trong câu chuyện chung ấy, đôi khi cần nhiều hơn một văn bản.

Ở nghĩa đó, nội san chỉ là một phương tiện. Điều quan trọng hơn là khả năng giúp những hoạt động tưởng như rời rạc trong một tổ chức trở thành một câu chuyện mà con người bên trong có thể hiểu và kết nối. Đây cũng là vấn đề tôi tiếp tục suy nghĩ nhiều năm sau, khi nhìn rộng hơn vào câu hỏi vì sao truyền thông nội bộ không chỉ là một bản tin.

Phần công việc không xuất hiện trên trang báo

Khi nhìn một ấn phẩm đã hoàn thiện, người đọc chỉ thấy phiên bản cuối cùng. Những vòng chỉnh sửa trước đó gần như biến mất. Nhưng với người từng làm công việc ấy, chính phần vô hình thường chiếm rất nhiều thời gian: trao đổi nội dung, tìm và kiểm tra ảnh, rà tên tác giả, làm việc với thiết kế, cập nhật những trang chưa hoàn chỉnh và kiểm tra lại trước khi chốt bản cuối.

Có những việc nhỏ đến mức nếu được làm đúng, gần như chẳng ai để ý. Chỉ khi sai, chúng mới lập tức trở nên rõ ràng. Đó cũng là một phần rất thật của nghề truyền thông.

Một sản phẩm tốt không nhất thiết khiến người đọc nghĩ về những người đã tạo ra nó. Người đọc chỉ cần cảm thấy mọi thứ hợp lý, dễ hiểu và liền mạch. Phía sau sự liền mạch ấy là hàng loạt quyết định biên tập và phối hợp mà họ không cần phải nhìn thấy.

Tôi từng nghĩ một người viết tốt là người có thể viết ra những câu hay. Sau này tôi hiểu rằng năng lực truyền thông rộng hơn nhiều.

Đó là khả năng biết thông tin nào thực sự cần xuất hiện; điều gì cần được kiểm chứng; chi tiết nào có ý nghĩa với người đọc; một thông điệp phải đứng trong bối cảnh nào; và làm thế nào để nhiều nội dung đến từ nhiều con người cuối cùng vẫn tạo nên một tiếng nói tương đối nhất quán của tổ chức.

Điều còn lại sau hơn mười năm

Tôi không mở lại những số báo cũ để đếm xem mình từng viết được bao nhiêu bài. Điều khiến chúng có ý nghĩa hơn là chúng giúp tôi nối lại những đoạn tưởng như rời rạc trong hành trình nghề nghiệp.

Từ những cuộc thi viết và công việc truyền thông thời FPT, đến truyền thông nội bộ tại TPBank; rồi những trải nghiệm tiếp theo trong giáo dục, SHB, BIDV và các môi trường khác, hình thức công việc đã thay đổi nhiều lần nhưng một trục vẫn tương đối nhất quán: làm việc với thông tin, con người và cách một tổ chức kể câu chuyện của mình.

Có giai đoạn tôi viết nhiều hơn. Có giai đoạn công việc chuyển sang lập kế hoạch, phối hợp, quản lý hoặc xây dựng hệ thống. Nhưng càng đi xa, tôi càng thấy những kỹ năng tưởng rất cơ bản từ những năm đầu vẫn còn nguyên giá trị: tìm hiểu trước khi viết, kiểm chứng trước khi xuất bản, tôn trọng sự chính xác và không xem một sản phẩm truyền thông là hoàn thành chỉ vì phần câu chữ đã xong.

Truyền thông, cuối cùng, không phải nghệ thuật làm cho mọi thứ nghe hay hơn thực tế. Công việc tốt nhất của nó là giúp điều có thật được nhìn thấy rõ hơn, được hiểu đúng hơn và được kết nối với đúng người hơn.

Người Tiên Phong số 29 hôm nay là một tư liệu đã hơn mười năm tuổi. Nhưng với tôi, những trang báo ấy vẫn đánh dấu một bước chuyển đáng nhớ: từ việc viết những nội dung riêng lẻ sang việc hiểu rằng phía sau mỗi sản phẩm truyền thông là cả một quá trình lựa chọn, kiểm chứng, phối hợp và chịu trách nhiệm.

Và có lẽ, chính từ những công việc rất bình thường như thế, một nghề nghiệp dần được hình thành.